Executive Assistant to the CEO

Twoja Rola:

To nie jest standardowa rola asystencka. Poszukujemy kogoś, kto stanie się niezastąpionym partnerem biznesowym i osobistym wsparciem dla CEO. Będziesz strażnikiem i optymalizatorem najważniejszego zasobu CEO: czasu i fokusu. Działając w samym centrum decyzyjnym DONE, będziesz mieć realny wpływ na jej funkcjonowanie i strategiczny rozwój.

Twoim celem jest zwolnienie CEO z zadań operacyjnych, aby mógł on w 100% skupić się na wzroście i wizji firmy. Będziesz zarządzać pulsem jego profesjonalnego i prywatnego życia, zapewniając, że każdy dzień przebiega z maksymalną efektywnością.

‍

1. Zarządzanie i Optymalizacja Czasu:

• Mistrzowskie zarządzanie kalendarzem: Proaktywne planowanie, bezwzględna priorytetyzacja i ochrona czasu CEO, przewidywanie konfliktów i znajdowanie optymalnych rozwiązań.
• Organizacja spotkań na najwyższym poziomie: Pełna koordynacja spotkań wewnętrznych i zewnętrznych – od umówienia terminu, przez przygotowanie agendy, po logistykę, materiały i zapewnienie, że wszyscy są przygotowani.
• Koordynacja podróży służbowych: Kompleksowe planowanie i rezerwacja podróży krajowych i międzynarodowych (loty, hotele, transport), z dbałością o każdy detal.
• Pierwszy punkt kontaktu: Profesjonalna i skuteczna obsługa komunikacji przychodzącej, filtrowanie informacji i przekazywanie tylko kluczowych kwestii do CEO.

‍

2. Wsparcie Strategiczne i Biznesowe

• Synteza danych: Przekształcanie surowych danych i rozbudowanych raportów (np. miesięcznych wyników, analiz rynkowych) w zwięzłe, kilkupunktowe podsumowania dla CEO.
• Tworzenie podsumowań i action points: Przekształcanie dyskusji ze spotkań w konkretne, klarowne zadania i bezwzględne monitorowanie ich realizacji (follow-up).
• Przygotowywanie materiałów: Wsparcie w tworzeniu prezentacji, raportów i analiz na potrzeby CEO, z dbałością o najwyższą jakość merytoryczną i wizualną.
• Dyskretny research: Szybkie i efektywne zbieranie oraz analizowanie informacji na wskazane tematy biznesowe, rynkowe oraz kontrahentów.
• Zarządzanie projektami specjalnymi: Samodzielne prowadzenie wybranych projektów wewnętrznych na zlecenie CEO, od koncepcji po wdrożenie.
 

3. Wsparcie w Tematach Prywatnych:

• Pełna koordynacja i zarządzanie sprawami prywatnymi CEO, od rezerwacji i planowania podróży rodzinnych, po codzienne zadania i nieprzewidziane sytuacje.
• Zapewnienie płynnego funkcjonowania życia prywatnego, aby umożliwić CEO pełne skupienie na obowiązkach zawodowych.

Szukamy unikalnej kombinacji cech. Nie interesuje nas tylko to, co umiesz, ale przede wszystkim to, jak myślisz i działasz.

• Systemowiec, nie improwizator: Myślisz procesami, checklistami i automatyzacją. Widząc powtarzalne zadanie, Twoim pierwszym odruchem jest pytanie: "Jak możemy to zoptymalizować lub zautomatyzować, żeby już nigdy tego nie robić ręcznie?".
• Analityk: Liczby i fakty są Twoim językiem. Potrafisz szybko analizować dane i wyciągać z nich esencję. Nie boisz się trudnych pytań i bezpośredniej komunikacji.
• Właściciel, nie wykonawca: Nie czekasz na zadania – sam je identyfikujesz. Widzisz problem, diagnozujesz go i proponujesz rozwiązanie, zanim ktokolwiek poprosi Cię o interwencję. Bierzesz pełną odpowiedzialność za rezultat, a nie tylko za wykonanie zadania.
• Absolutna dyskrecja i inteligencja emocjonalna: Rozumiesz, że będziesz mieć dostęp do najbardziej poufnych informacji. Twoja lojalność, etyka pracy i zdolność do budowania relacji opartych na zaufaniu są niepodważalne.

• Spokojnej, przewidywalnej pracy od 9 do 17.
• Roli "sekretarki". CEO nie potrzebuje kogoś do rezerwowania biletów i parzenia kawy – od tego są aplikacje i automaty. Potrzebuje partnera, który myśli trzy kroki do przodu, przewiduje jego potrzeby, zanim zostaną wypowiedziane, i zarządza systemem jego życia i pracy. Twoim zadaniem nie jest wykonywanie poleceń – jest ich eliminowanie poprzez proaktywne działanie.
• Cierpliwości dla opinii, które nie są poparte danymi. CEO operuje na poziomie faktów, wskaźników i logiki. Przygotuj się na to, że Twoje "wydaje mi się" zostanie zignorowane, a "czuję, że" spotka się z prośbą o przedstawienie tabelki. Komunikacja oparta na subiektywnych odczuciach jest tu stratą czasu.
• Pobłażliwości dla powtarzalnych błędów. Błąd jest traktowany jako okazja do nauki i uszczelnienia procesu, aby nigdy więcej się nie powtórzył. Ten sam błąd popełniony drugi raz nie jest już błędem – jest świadectwem braku wyciągania wniosków i braku szacunku do czasu.